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中小型會議策劃經驗

會議,故名思義“會而議”,而則會議策劃則為“會而備”,下面就我個人會議策劃的經驗與心得淺作探討,借鑒給大家,共享會議策劃資源.

會議籌備:會議籌備前期應該先羅列出會議籌備時需要做的工作。像明確會議宗旨、落實會議主題、會議名稱、會議時間、地點及參會代表,包括會場的確定、經費的談判等許多工作。而這些工作,光靠一個人是很難完成的,所以必須成立臨時會議籌備小組。

籌備組大致由以下成員組成:籌備組組長、后勤處、秘書處。組長負責全過程的協調、安排工作。后勤處負責聯系各種會議所需的備品,包括聯系會場、攝影、投影及會議禮品、水果、鮮花等準備工作。秘書處負責的工作是整個會議的軟件部分,包括起草各種文檔、接待、協調等工作,是至關重要的。會議必備文件有以下幾個:《會議通知》、《嘉賓證(出席證)》、《會議服務指南》、《會議議程》、《會議注意事項》、《參會嘉賓通訊錄》、《籌備組通訊錄》等?!稌h通知》、《嘉賓證(出席證)》在會議召開一周前寄給參會人員,憑證出席,剩下的統一用會議文件袋裝好,備于會議前發給每個參會人員一份。

需要強調的是《會議服務指南》中須注明會議宗旨、會議時間、地點、參會人員名單及會場內情況的簡單介紹,最好附上一份會場地圖,便于參會人員了解會場情況;《會議議程》中包括整個會議的名稱、主題、時間安排、發言先后次序及發言主題、主辦單位與協辦單位等;《會議注意事項》主要是強調會議議題及宗旨,避免跑題、避免會場秩序混亂。

開會前的兩小時內籌備組必須布置好會議現場,一般中小型的會議現場布置要注意以下幾個方面:

一、賓客姓名標簽的擺放

現在較為流行的是圓桌會議,因為這樣賓客不分主次、先后;但是如果正好會場沒有圓桌會議室怎么辦?那就只好選擇長型的,長型會議桌則一定要按賓客的身份、主次把順序安排好,在這方面多用些心,這個是至關重要的,一般會議主辦人應坐在右前方,賓客的主角坐在對面,依次類推,當然也可靈活掌握,但一定要有利于賓客的發言,提升會議氣氛。

二、投影、擴音設備的提前布置調試

投影幕布盡量不要擋住會議室內會議主題幕布或條幅,擴音設備應于會議前1小時調試好。

三、鮮花、水果的布置

鮮花一定要鮮艷,水果一定要新鮮、漂亮,這都是為了使沉悶的會議室增添一絲亮點。

當這一切準備工作全部到位后,或許會有提前到的嘉賓,這時一定要做好接待工作,不能讓客人感到冷場,給每個與會人員發一份會議資料,包括會議文件袋、筆記本和筆。然后,當嘉賓陸續到齊后,招待各位嘉賓入位,并吩咐會場服務人員倒上茶水。

會議管理:會議管理看似簡單,但實質上如果要把它做好也是得廢一番苦心的。會議要講究質量。開會手機鈴聲此起彼伏、抽煙耳語、遲到早退、講話不入主題、會上不說,會后發牢騷等現象,都是會議質量不高、會風不好的典型例子。會議管理要做好須注意以下幾個事項:

一、召開會議須事先明確三個角色:會議主持、會議調度和會議記錄。

會議主持起到一個主線的作用,其職責是宣布會議開始、提出會議議題、把握會議時間、執行會議制度、總結會議內容、跟蹤會議結果。

會議調度,起到把握整個會議主題,以防跑題的作用。一般由與會者中職位最高者擔任,負責控制會場秩序、緊扣議題議論、指定發言人、總結會議優劣。

會議記錄,詳細記錄會議的要點和細節,準備會議紀要,以便于會后做出客觀的會議評估。起到一個支持的作用,負責準確記錄會議的要點并發放會議紀要,最后確認執行人及完成時間。

二、制定會議紀律并嚴格遵守。這個在給每個人發的會議材料中的《會議注意事項》里面就要寫明,諸如,進入會場前把手機調至振動或關機,這一點在與會者進入會場前也要提醒一下。

三、主持人、調度人利用各種方法使會議緊扣主題,提升會議氣氛,使與會的每一個人都敢于說、參于說,從而達到預期的效果。大家都緘口沉默對會議本身來說不是好事情,只有讓每個于會者都圍繞話題說出真正想說的,真正有價值的才達到了會議的最高境界。

會議追蹤:會議組織者除了通知、組織會議外,一定要保證會上決定的會議目標、工作任務得到全面貫徹。與會者在會上在充分討論一個事情后,必須馬上決定此事的負責人、需要協調的部門以及完成時間。最后會議跟蹤、監督工作更是不容忽視。只有監督將會議議項完成了,會議才真正結束了

 

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