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一般會議接待流程細節

一:會議資料準備
1:會議資料:由主辦單位提供,其中文字資料,由承辦單位按會務組要求根據參會人數印刷。
2:會議資料(主辦單位提供)
3:領導發言稿(主辦單位提供)
4:《報到冊》、《會議指南》、《會議日程》、參會者到達消息。
5:項目執行情況資料(主辦單位提供)
6:展板所屬圖片(主辦單位提供)
7:廣告牌設計稿
8:歡迎布標、會議室布標
9:會議禮品(按參會人數準備)
10:會議代表證
11:會議用餐券
二:設備及設施準備
1:投影儀、多媒體電腦一臺
2:廣告牌按設計稿制作好,根據要求準備
3:會議室一間(根據入會人數)
4:車輛準備
5:麥克風3只
6:訂制領導座次牌(名單由主辦單位提供)
7:會議形式:座談及課桌形式
8:照相機一臺
9:攝影機一臺、由專業人員操作
三:會前準備工作程序
1:根據會務組要求,代表報到前兩天,會議室會場布置(或分組討論)(會標、
廣告牌、燈光、音響、多媒體、投影儀、電源、桌椅、茶杯及服務員安排)按
部落實到位。
2:據酒店提供的房況表,報到前兩天與先到達的會務組人員協商確定會務組房
間,選定領導、專家及主要代表入住的樓層、房間類型、房號、需要放置的水
果種類及特殊安全保衛工作。
3:提前兩天檢查餐廳環境衛生,桌椅擺設、餐具的完好程度,再次落實菜單及
服務到位情況。
4:提前兩天完成會議所需的代表證、發放的資料、簽到表、就餐卡、廣告牌、
商家展板及宣傳設備的擺設位置,電源、燈光亮度、通道暢通等情況,會間攝
影、攝像設備,人員的準備。
5:與酒店保安部組成會議安全組,在會議期間加強門衛、樓層行查,杜絕安全
隱患的發生。
6:成立生活服務組,避免個別代表發生高原反應,聯系就診。
7:在大堂、樓層、餐廳、會議是、電梯等處帖上會議指示箭頭。
四:會議其它費用開支預算
1:代表證:2元/張
2:廣告牌:萬通板,1米X2米板17元/塊;會議室主席臺背景1.9米X5.7米,需
用萬通板6板;徽標、刻字按字數、尺寸、顏色收費、制作費約400—500元
3:展板:根據主辦方要求,由我方代辦,費用按時結算。
4:臨時用車:別克商務車(800元/天),現在瑞風商務車(600元/天),桑塔
那(400元/天),11座金杯車(500元/天)
5:宴會標準(由貴公司訂標準)
6:水果
7:紀念品
8:資料打印、復印
9:照相、攝像
10:其它
五:會場布置
1:布標
2:按會議規定的擺防形式及要求布置好會場
3:設立會務人員發放會議用品及文件
4:確定會場攝影點和時間
六:人員安排
1:根據會議人數需求安排會務接待小組、如住房登記員,財務人員,票務,考
察咨詢,引導人員(至房間、餐廳、電梯、會議室)
2:會議全程督導人員,負責落實會議室布置、茶水供應及服務
3:攝影組:根據會議需求安排攝影人員
4:車輛小組:根據會議實到人數,落實車況好、駕駛技術好的配套車輛。此小
組負責會議臨時接待服務工作。如:專家、領導臨時出行,就餐、會見等活動
的車輛。
5:旅游接待小組:根據參加考察人數安排每車一位優秀導游,負責代表的服務
6:生活小組:此小組負責會議用餐的時間、人數及相關的一些服務,確保代表
會議期間的生活服務

 

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